E-mail uzun yıllar iş ile alakalı iletişiminin özünü oluşturan bir araçtı. ancak 2013 yılında Sendmail, Inc. tarafından yürütülen anket, çalışanların %64’ünde e-posta ile iletişimin gerginliğe, kafa karışıklığına veya başka negatif sonuçlara yol açtığını ortaya koydu.
Peki e-mailin bu kötü etkilerini nasıl önleyebiliriz? E posta yazarak istediğimiz sonuçları nasıl elde edebiliriz? Bu yazıda ve videoda net, efektif ve başarılı e posta yazmanın stratejilerini inceleyeceğiz.
Ortalama bir beyaz yakalı çalışan günde ortalama 80 e-posta alıyor. Bu sayıda e-postanın içinde bazı tekil mesajlar gözden kaçabilir. Aşağıdaki basit kuralları uygulayarak e-postalarınızın fark edilmesini ve dikkate alınmasını sağlayabilirsiniz.
İçerik Rehberi
E-mail ile aşırı iletişim kurmayın
İşyerinde stresin en büyük kaynaklarından biri fazla miktarda alınan e-postalardır. Bu yüzden bir e-mail yazmadan önce kendinize şu soruyu sorun: “Bu gerçekten gerekli mi?”
Bunun bir gereği olarak, cevabın karşılıklı diyaloğa yol açması muhtemel olan sorularınızı telefon veya anlık mesajlaşma uygulamaları ile sormalısınız.
Ayrıca e-mail sandığınız kadar güvenli bir iletişim aracı değildir, özellikle insanların geçmiş mesajları silmeden başkasına ilettiği durumlar güvensizlik yaratır. Bu yüzden e posta ile hassas veya kişisel bilgiler yazmaktan kaçının. Sizin veya e posta gönderdiğiniz kişinin ofisin karşısındaki bilborda asıldığını görmek istemediğiniz şeyi e posta ile de yazmayın.
Mümkünse kötü haberleri yüz yüze verin. Bu empati, şefkat ve anlayış ile iletişim kurmanıza yardımcı olur. Ayrıca mesajınız yanlış anlaşılırsa telafi etmenize olanak sağlar.
Konu satırını iyi kullanın
Bir gazete manşetinin 2 işlevi vardır: dikkatinizi çeker ve yazıyı özetler, böylece yazının tamamını okuyup okumayacağınıza karar verirsiniz. E postanızın konu satırı da aynı işlevleri yerine getirir.
Boş bir konu satırı büyük ihtimalle spam olarak görülecek ve dikkatle okunmayacaktır, hatta belki hiç okunmayacaktır. Bu yüzden konu satırına mutlaka e-postanın içeriği hakkında bilgi veren, birkaç iyi seçilmiş kelime yazın.
Eğer e-mailiniz devamlı bir e posta serisinin bir parçası ise, örneğin bir projenin haftalık raporu, konuya tarihi de ekleyebilirsiniz. Cevap beklediğiniz bir mesaj gönderiyorsanız, ‘Lütfen 10 Ekim’e kadar cevaplayın’ gibi bir cümle de yazabilirsiniz.
Aşağıdaki gibi iyi yazılmış bir konu alıcı e maili açmadan dahi en önemli mesajı almasını sağlar. Bu alıcıya gelen kutusuna her baktığında sizin mesajınızı hatırlatır.
 |
 |
|---|---|
| Konu:Toplantı | Konu: PASS Süreci Toplantısı – 25 Şubat 2014 10.00 |
Eğer çok kısa bir mesaj göndermek istiyorsanız ve mesajın tamamı konu satırına sığıyor ise, mesajın sonuna ‘EOM’ (End of Message) yazarak alıcıyı e postayı açmasına gerek olmadığı, tüm mesajın konuda yazdığıyla ilgili bilgilendirebilirsiniz.
| Örnek |
| Konu: Şubat ayı satış raporlarını gönderir misiniz? EOM |
Kısa ve öz mesaj yazın
E-mailler, geleneksel iş mektupları gibi açık ve net olmalıdır. Bu yüzden cümlelerinizi kısa tutun. E postanın esası direkt ve bilgilendirici olmalı ve bütün alakalı bilgileri içermelidir.
Bununla birlikte, geleneksel mektupların aksine birden çok e posta göndermek bir e posta göndermekten daha maliyetli değildir. Bu nedenle eğer bir kişiyle birden fazla konu ile ilgili iletişime geçecekseniz ayrı ayrı e postalar göndermelisiniz. Bu mesajınızı daha açık kılar ve karşınızdaki kişinin her seferinde bir konuyu cevaplandırmasını mümkün kılar.
Ancak bu durumu dengede tutmak önemlidir. Kimseyi e posta bombardmanına tutmak istemezsiniz. Ayrıca birkaç tane birbiri ile alakalı konuya bir e postada değinmek de mantıklı olabilir. Böyle bir durumda işleri basit tutun. Paragraf numaraları ve madde işaretleri kullanın. Her şeyi bir paragrafa yığmaktansa konuyu küçük parçalara bölün. Böylece okuyan kişi için özümsemek daha kolay olacaktır.
Nazik olun
İnsanlar genellikle e postanın geleneksel mektuplar kadar resmi olmadığını düşünürler. Ancak gönderdiğiniz mesajlar sizin profesyonelliğinizi, değerlerinizi, detaylara olan dikkatinizi yansıtır. Bu sebeple, e posta gönderirken de bir seviyede resmiyet gereklidir.
Eğer yakın arkadaşınız olmayan biriyle konuşmuyorsanız argodan ve uygun olmayan kısaltmaları kullanmaktan kaçının. Emojiler düşünce ve hislerinizi açığa vurmak için çok kullanışlı olsa da onları da yakın arkadaşlarınız ile konuşurken kullanmanızda fayda var.
Mesajınızı “Saygılar”, “İyi çalışmalar” gibi ifadeleri kullanarak bitirin. Unutmayın, e posta gönderdiğiniz kişi bu mesajları başkasına da gönderebilir. Dolayısıyla her zaman kibar olmakta fayda var.
Tarzınıza dikkat edin
İnsanlarla yüz yüze konuşurken nasıl hissettiklerini, ne düşündüklerini anlamak için karşımızdakinin beden diline, ses tonuna, mimiklerine bakarız. E posta bizi bu değerlendirmelerden mahrum bırakır. Bu sebeple muhatabımızın bizi yanlış anlayıp anlamadığını tam kestiremeyiz.
Kelime seçiminiz, cümlelerinizin uzunluğu, vurgular, büyük harfleri kullanımınız görsel ve işitsel emareler olmadan yanlış anlaşılmaya müsaittir. Aşağıdaki ilk örnekte Burcu, aslında öyle olmamasına rağmen Cevdet’in kızgın olduğunu düşünebilir:
| |
|
|---|---|
| Burcu, Bu akşam 5’e kadar raporu göndermen lazım. Cevdet | Merhaba Burcu, Rapor için çok çabalarından dolayı teşekkür ederim. Bu akşam 5’e kadar yazdıklarını gönderirsen sevinirim. Son teslim tarihini de kaçırmamış olurum. Teşekkürler! Cevdet |
E postanızın nasıl hissettirdiğini düşünün. Eğer niyetinizin yanlış anlaşılacağını düşünüyorsanız farklı ifadeler ile cümlelerinizi kurun.
İmla hatalarını düzeltin
Son olarak ‘Gönder’ tuşuna basmadan önce imla, gramer, noktalama hatalarını tespit etmek için e postanızı gözden geçirin. E postalarınız da kıyafetleriniz gibi profesyonel görünüşünüze katkı sunar, o yüzden yazım hataları ile dolu bir e posta kötü gözükür.
Yazım hatalarınızı düzeltmek için e postanızı olurken uzunluğuna da dikkat edin. İnsanlar kısa ve net e postaları okumaya uzun ve karmaşık olanları okumaktan daha çok meyillidir. Bu yüzden e epostanızın mümkün mertebe kısa olduğundan emin olun.
Kilit noktalar
Çoğumuz günümüzün önemli bir bölümünü e posta okumaya ve yazmaya ayırıyoruz. Ancak gönderdiğimiz mesajlar kafa karıştırıcı olabiliyor.
Etkili e posta yazmadan önce kendimize gerçekten e posta yazmamıza gerek var mı sorusunu sormalıyız. Bazen bir telefon açmak daha iyi olabilir.
E-postalarınızı kısa ve net yazın. Sadece görmesi gereken insanlara gönderin. Ve eğer varsa başkalarına iletilmesi konusundaki çekincenizi net olarak belirtin.
Unutmayın ki e-postalarınız profesyonelliğinizin, değerlerinizin ve detaylara ayırdığınız dikkatin yansımasıdır. Başkalarının mesajınızın tonunu nasıl algılayacağını düşünün. Kibar olun ve e postanızı göndermeden önce mutlaka yazım hatalarını kontrol edin.
