E-mail günümüzde kurumsal hayatta hemen hemen herkes tarafından kullanılan iletişim araçlarından bir tanesi. Doğru ve özenli bir mail atabilmek de iş hayatında ve öğrencilikte öğrenilmesi gereken becerilerden biri. Peki bizler E-Mail atarken nelere dikkat etmeliyiz ? Bu içeriğimizde bunun cevabını vereceğiz.

1) Profesyonel Bir E-Mail Adresi Edinin

Mail attığınız kişi ilk olarak mail adresinizi ve mailinizin konusunu görecektir . Bu yüzden Mail adresinizin adınız ve soyadınızı içerdiğinden emin olun . Gereksiz kısaltmalar ve takma isimler kullanmamaya özen gösterin. Bu tarz e-mail adresleri mail attığınız kişilerin sizi ciddiye almamasına ve mailinizi okumamasına sebep olabilir. 

2) Doğru Bir Hitap Kullanın

Mail atarken hemen konuya dalmamalı uygun bir hitap ile cümleye başlamalısınız. Eğer mail göndereceğiniz kişinin adını biliyorsanız “ Merhabalar , Ahmet Bey “ gibi bir selamlama cümlesiyle yazmaya başlayabilirsiniz. Fakat mail göndereceğiniz kişiyi tanımıyorsanız kısaca “ Merhaba “ diyerek cümleye başlamanız daha uygun olacaktır. Maillerinizi noktalarken ise “ Saygılarımla “ “Teşekkürler” “İyi günler “ gibi ifadelerle mailinizi sonlandırmanız doğru olacaktır. 

3) Kendinizi Tanıtın

E-mail atarken konuya başlamadan önce kısaca kendinizi tanıtmalısınız. Adınızı, soyadınızı ve hangi kurum adına mail attığınızı belirtmeniz karşı taraf için önemlidir. Kendinizi tanıtmanız bir sonraki yazışmanızda sizin için referans olacaktır. 

4) Mail İçeriğini Kısa ve Anlaşılabilir Tutun

Mailinizde anlatmak istediğiniz şeyi olabildiğince kısa ve anlaşılabilir bir şekilde yazmanız çok önemlidir. Unutmamalısınız ki insanlar uzun e-maillere sadece göz gezdirecek ve önemli detayları atlayacaklardır. Bu yüzden içeriğinize odaklanmalı ve içeriğinizi sadeleştirmelisiniz. Bu da mailinizin okunmasını artıracaktır . Burada da hitabınıza dikkat etmeli senli benli ifadelerden kaçınmalısınız. 

5) Yazım ve İmla Kurallarına Dikkat Edin

İnsanların yazım ve noktalama hatalarını önemsemediğini düşünmeyin. Gereksiz kısaltmalar ve gözden kaçan hatalar mailinizi okuyan kişinin kafasının karışmasına veya yanlış anlamasına sebep olabiliyor. Bu nedenle mail atarken yazım ve noktalama kurallarına dikkat etmelisiniz. 

6) Doğru Bir Konu Başlığı Belirleyin

E-mail atarken belki de en önemli kısım doğru bir konu başlığı seçebilmek. Bu kısım, mail attığınız kişinin mailinizi okuyup okumayacağına karar verdiği kısımdır. Bu nedenle mailinizin içeriğini en iyi özetleyen anahtar kelimeleri kullanarak doğru bir konu başlığı belirlemelisiniz. Konu başlığı seçerken “ACİİL” “ÇOK ÖNEMLİ” gibi profesyonel gözükmeyen başlıklardan kaçınmalı ve konunuzun uzun cümlelerden oluşmadığından emin olmalısınız. 

7) Mesai Saatleri Dışında Mail Atmamaya Özen Gösterin

Mesai saatleri dışında atılan mailler karşı tarafta olumsuz bir izlenim bırakabilir .Bu nedenle mail göndereceğiniz saatlere dikkat etmeli, mesai saatleri harici mail göndermemelisiniz . 

8) Teşekkür Etmeye Çekinmeyin

Maillerinizde teşekkür ettiğinizden emin olun. Mail attığınız kişinin size geri dönüş sağlaması bile teşekkür etmeniz için geçerli bir sebeptir. Bu yüzden mailing sırasında teşekkür etmekten çekinmeyin . 

Author

Okul ile ofis arasında gidip geliyor. Dijitali çok sever, kaliteli içeriğe bayılır.

Write A Comment